Organización de Reuniones y Eventos

Dirigido a desempleados/as de Asturias inscritos/as como demandantes de empleo

1. Organización de reuniones

• Tipos de reuniones:
  • De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo, grupos de decisión.-
  • Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas-.
  • Informales -reunión departamento, planning semanal y otros-.
  • Internas -junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas-.
  • Externas -mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación-.
• Planificación de las reuniones.
• Preparación de las reuniones.
  • Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés.
  • Registro de fechas en agendas.
  • Lista de control.
  • Lista de participantes.
  • Material de apoyo -pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-
  • Tarjetas -colocación de los integrantes-precedencias-.
  • Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.
• Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
  • Orden del día.
  • Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria.
• El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas,
• almuerzo y otros).
• Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y
• otros-.
• El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, atender-.

• La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:
  • Cuestionario de evaluación.
  • Acta resumen -elaboración borrador, envío, libro de actas-.
  • Informe económico.
  • Seguimiento de acuerdos.
  • Archivo del dossier de la reunión.

2. La negociación

• Elaboración de un plan de negociación.
• Tipos o niveles:
  • Política.
• • Con representantes.
  • Con conciliador, mediador o árbitro.
• Fases de la negociación:
  • Preparación: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos, planeamiento de la estrategia.
• Gestión: creación de un clima agradable, avance y afianzamiento,replanteamiento de los objetivos, entendimiento y acuerdo.

• Documentación del acuerdo.

• Recursos psicológicos en la negociación:
  • Las pequeñas cesiones.
  • Las buenas maneras.
• Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
• Los presupuestos y contratos:
  • Los presupuestos, implicaciones legales.
  • Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra.
  • Contenido del contrato. Cláusulas y aspectos más destacados de cara a la negociación.

3. Organización de eventos

• Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
  • Congresos y conferencias.
  • Visitas guiadas.
  • Visitas de delegaciones extranjeras.
  • Visitas de otras empresas o instituciones.
  • Inauguraciones y aniversarios.
  • Entregas de premios.
  • Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).
  • Colocaciones de primera piedra y botaduras.
  • Juntas de accionistas.
  • Seminarios, foros y simposios.
  • Ruedas y comunicados de prensa.
• Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
  • Fecha y horarios.
  • Calendario de actos.
  • Recursos económicos. Estimación real de los medios.
  • Asistentes -confirmaciones, anulaciones, en reserva-.
  • Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.
  • Material de apoyo -pizarra adhesiva, o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-.
  • Tarjetas -colocación de los integrantes- precedencias-.
  • La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dossier, folleto informativo, programa.
  • La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos, la certificación del evento.
• Listado de comprobaciones.
• El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.
• Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:
  • Plazos y medios de entrega.
  • Acuerdos verbales o contractuales.
  • Servicios post-venta.
• Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:
  • Precios de mercado.
  • Condiciones y plazos de pago.
  • Descuentos y bonificaciones.
• Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:
  • Monedas y billetes -normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.

• Tarjetas bancarias -crédito y débito-.
• Cheques de viaje y euro-cheques.
• Transferencia y domiciliación bancarias.
• Empresas dedicadas al envío de dinero.
• Medios internacionales de pago básicos.

• Documentos de cobro y pago.
  • Notas de entrega y albaranes.
  • Facturas -pro-forma y definitiva-.
  • Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería -libro auxiliar de caja, arquero de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria-..

4. El protocolo empresarial

• Tratamientos dentro de la empresa.
  • Uso del “tú” y del “usted”.
  • Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades.
• Recepción de las visitas.
  • El saludo y las presentaciones.
  • Obligaciones con los visitantes.
  • La precedencia en pasillos y escaleras.
  • Las esperas.
  • La puntualidad.
• El restaurante como parte de la oficina.
  • Tipos de agasajos: desayuno de trabajo, coffee break, brunch, vino español, brindis, almuerzo, snack, cena, recepción o cóctel.
  • Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesas -negociación, firma de acuerdos- y ornamentación.
  • La atención al invitado. Colocación de los asistentes -anfitrión, precedencias, presidencias, autoridades y personalidades-.

• Clasificación -carácter general y especial- y presidencia de los actos.
• Normas de precedencia.

• El regalo en la empresa.
  • Obsequiados y obsequiantes.
  • Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas, campañas.
• La etiqueta en hombres y mujeres.
• Ubicación correcta de los símbolos:
  • Banderas –ordenaciones-.
  • Himnos, escudos y condecoraciones.
• La imagen y la empresa.
  • Estilo, operaciones y campañas.
  • La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento, la opinión pública.