Gestión del Tiempo, Recursos e Instalaciones

Dirigido a desempleados/as de Asturias inscritos/as como demandantes de empleo

1. La organización y planificación del trabajo.

• Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
• Medios y métodos de trabajo.
• La planificación como hábito:
  • El lugar de trabajo. La oficina y su organización.
  • Preparación previa de la jornada de trabajo.
• Priorización.
  • Formas de fijar prioridades.
  • Lo urgente y lo importante.
• Organización.
  • Reagrupación y simplificación.
  • Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada.
• Delegación.
• Control y ajuste. El control del tiempo.
  • Ladrones de tiempo.
  • Cálculo del valor del tiempo. Técnica de medición temporal del trabajo.
  • Métodos de optimización del tiempo.
  • El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga.
  • El tiempo y el estrés.
  • Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo.
• Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones.
• La calidad en los trabajos de secretariado.
• Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación.
• Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
• El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.
• La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.
• Prevención de riesgos laborales.
  • Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
  • La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral.
  • Criterios ergonómicos.

2. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa.

• El archivo.
• Flujo documental en la empresa.
• Clasificación de los documentos.
  • Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables.
  • Documento, informe, expediente, dossier, valija y otros.
  • Reservado, restringido, privado, público.
  • Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático,

cronológica y toponímica.

• Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de archivo.

• Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen
• El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso.
• Inclusiones, extracciones y expurgo-.
• Gestión documental informática -“oficina sin papeles”-.
• Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

3. La agenda

• Tipos de agenda.
  • Electrónica.
• Secciones de la agenda.
  • Planificación -dietario, semanal, mensual, anual, tareas, actividades-.
  • Gestión (notas, mensajes, reuniones, gastos, viajes).
  • Información -teléfonos y direcciones, clientes, restaurantes, onomásticas-.
• Gestión de agendas.
  • La agenda del directivo -la de planificación y la de control-.
  • La agenda del asistente.
  • Normas para el buen uso de la agenda.